ペーパーレス支援ツール「SHIORI」　通販・コールセンター業界での導入事例

株式会社再春館製薬所様（海外事業）

1.導入の背景と目的

再春館製薬所では、お客様からご注文をお受けして商品の発送を行う際、日本及び海外の配送会社様への細かな発送指示を行っております。
発送指示は、紙の指示書を使っており、日本の配送会社が一度取りまとめたうえで、海外の配送会社様へお伝え頂いておりました。
しかし紙での指示では、日本の配送会社様へお渡しするまでに、紛失や誤配送、取り違えなどのリスクや、紙の印刷コストなどもかさんでおりました。
また、配送会社様へお渡しする前に行っている指示内容の確認作業についても、紙で行うため、非効率となっておりました。
さらに再春館製薬所で使用されている、受注情報等を反映した独自のシステム「しおり」は、通知等の機能が無く、当業務における完全なペーパーレス化が実現できていませんでした。
これらの紙運用に関わる問題点の改善を目的としてペーパーレス支援ツール「SHIORI」をご導入いただきました。

2.実施内容と推進ポイント

■実施内容
本プロジェクトでは、日本の配送会社様への発送指示を行うまでの業務フローに「SHIORI」を利用することで、ペーパーレス化を行いました。

【変更前】

【変更後】

■推進ポイント
– 煩雑となっていた配送会社様への伝達効率の向上 –
配送指示に対して、プリーザー（コールセンターのオペレーター）、スピンザー（サポート事務）、配送会社と多くの方が関わっております。また、配送指示は決まった指示内容が多く、手書きである必要が無いものもありました。
これらを踏まえ、帳票フォーマットはそのままに、メタフィールドを利用して、不要な手書きは無くしました。これにより、記入作業の効率化が行われると同時に、誤記入なども防止しています。
さらに、Webhookによるメール自動通知を活用して、社内及び日本の配送会社様への情報伝達の効率化を図ることで、印刷や手渡し、再データ化の手間を無くしています。
合わせて、SHIORIのステータス項目を現在の対応者として利用し、チームで共有することにより、現在の作業状況や担当チームの把握が容易に可能となりました。

3.お客様からいただいた評価

再春館製薬所様からは「業務が明確に進行しやすくなり、指示の伝達もスムーズになりました」との評価をいただきました。また、「年間7,300枚のペーパーレス化ができたことで、印刷コストが削減でき、環境にも配慮することができました。さらに1日あたり1時間の業務工数削減を達成しました。」との声もありました。業務の効率化のみならず、信頼性や透明性が向上したことが、高く評価されています。

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