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はじめに
ペーパーレス化は、紙の書類を電子化する代名詞として社会に浸透しています。
しかし、その手法や実施レベルには差がありますが、多くの企業では手書きだった書類をパソコンで作成・保存する傾向にあります。
各企業のペーパーレス化推進の後押しとなっているのが電子帳簿保存法の改正です。
この改正では、2022年1月より電子取引のデータ保存が義務化されました。
この改正を機に、ペーパーレス化は、社会全体の動きとして進む可能性があります。
今回は、ペーパーレス化のメリットやデメリットについて解説します。
長年の紙文化から脱却することを検討中の企業担当者の方は、再認識する機会にお役立てください。
【参考】
2022年1月に改正された電子帳簿保存法は、電子取引でやり取りした書類をデータのまま保存するよう義務化されました。
そのため、電子取引のデータを印刷して保管する必要性がありません。領収書や請求書などは電子データとして保管します。
※出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
ペーパーレス化の意味
ペーパーレス（Paperless）は、紙ではなく電子ファイルで書類を処理・保存することです。
ペーパーレス化は、企業や団体がペーパーレスに取り組むことを示します。
ペーパーレス化によるメリット
ペーパーレス化が推進されるのは、冒頭でも触れた電子帳簿保存法も要因の一つですが、それだけではなく、紙を減らすことから得られるメリットは他にもあります。
企業がペーパーレス化に取り組むメリットは、次のとおりです。
●コスト削減
●業務効率化
●セキュリティ対策の強化
●環境保護
これらのメリットにより、生産性向上が期待できます。
[コスト削減]
紙を使わないことは、あらゆるコスト削減につながります。
たとえば、次のコスト削減などです。
●紙代
●印刷コスト
●保管場所などの削減縮小
●検索や二重登録に関わる人的コスト
ペーパーレス化により紙書類の保存がなくなると同時に、保管場所が不要になれば、事務所の省スペース化にもつながります。
また、場所だけでなく、書類整理のための人手も要りません。
紙からパソコンに転記する、紙がどこにあるかファイルを開いて確認するといった作業も必要なくなります。
紙がないだけであらゆるコスト削減につながります。
[業務効率化]
ペーパーレス化は、業務効率の改善にも効果が期待できます。
たとえば、報告や調査用紙・企画書などを１枚の紙を回して記入や修正をする場合、次工程で別の人が作業を行う場合の時間短縮が可能です。
紙の場合は、担当者から担当者へ物理的に紙を渡す必要があり、出社状況や確認する時間帯などで関係者全員が共有するまで時間を要します。
ペーパーレスの場合は、電子ファイルのため共有が簡単です。
| 紙 | ペーパーレス化 | |
| 記入 | 修正や追記などで書面が見づらくなる | 不要な部分を削除して編集することが簡単にできる |
| 検索 | 保管場所へ移動して手作業で見つける必要がある | タブレットやPC上から資料名で呼び出せるため検索速度が向上 |
| データ化 | 書面のやり取りをExcelなどでデータ化することは二重の手間がかかる | データ主導でやり取りすることでデータ共有と対応の速度が向上 |
[セキュリティ対策強化]
紙から電子ファイルへの移行は、セキュリティ対策の強化にも有効です。
一方の紙の書類の場合は取り扱い上、紛失リスクや機密保持の手間がかかります。
機密書類の保管や不要になった機密書類の処分などは人の手で行うのが一般的です。
そのため、紛失などからの情報漏れのリスクも考えられます。
たとえば、シュレッダーにかけ忘れて、他の書類に紛れ込んでしまうなどです。
ペーパーレス化は、パソコンやタブレットなどを介してシステム内で行うため、そうした紛失リスクの減少に役立ちます。
ただし、電子文書は、複製が簡単に出来てしまうので、この点はリスク増加として捉え、しっかりと対策が必要になります。
[環境保護]
印刷した書類は、蓄積されると膨大な量です。
その対策として、紙に記載された情報を電子文書化することで紙は必要なくなります。
紙を減らすことは、資源の無駄をなくすことです。
その行動は、SDGs（持続可能な開発目標）の12番目の目標（持続可能な消費と生産）にも該当します。
参考：外務省「JAPAN SDGs Action Platform」
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化はメリットだけでなく、デメリットも把握することが大切です。
ペーパーレス化のデメリットとして大部分を占めるのが「業務の仕方が変わる」という点です。そのため、ペーパーレス化は、組織関係者の全員の理解を必要とします。
場合によっては、紙の取扱いに慣れている社員がいれば、全社足並みをそろえた取り組みができないかもしれません。
「タブレットやパソコンだと読みづらい」「キーパッドの入力に慣れていない」など、紙や手書きの良さ、手軽さを重視する社員がいるのも事実です。
その方が記入が早い、視認性が安定していてお客様も見やすい…と言われてしまうと困ることもあります。
「業務の仕方が変わる」ということに対する不安感や紙のメリット・こだわりに対しては、個別最適ではなく全体最適の一環として理解を深めることが重要です。
しかし、そうなると業務が変わってしまう範囲が広範囲に及び、ますますペーパーレス化が進めにくくなります。
ペーパーレス化のメリットを享受しつつ、現場単位で無理なく運用になじむ必要があるため、ペーパーレス化はツール自体の操作性や運用設計が一つの基準です。
ペーパーレス化の障壁となる企業体質
ペーパーレス化は足並みをそろえて取り組むためには、社内全体の理解が求められます。
その際、まずは意思決定権のある経営層がペーパーレス化を推奨することが必要です。
経営層がペーパーレス化のメリットを理解していなければ、足並みをそろえて取り組めません。
もし、経営層が手書き入力を続けている状態であれば、ペーパーレス化の障壁にもなります。
全社共通の取り組みとしてペーパーレス化を導入する場合、経営層の率先した姿勢が必要です。
紙にメリットを持っている人の特徴
ペーパーレス化が進まない原因の一つは、紙のメリットが残っていることです。全社でペーパーレス化を進めようとしても、積極的ではない人がいる場合、その人は電子ファイルよりも紙にメリットを感じているかもしれません。
●紙への安心感：紙の書類で保管したい
●紙の視認性：紙の書類は目を通しやすい
●紙への信頼性：紙の書類のほうが価値が高い
長年の業務を積み重ねた会社では、物理的な書類の保管で安心する人や、紙面上に書き込みたいと考える人もいます。
長年積み重ねてきた業務の習慣から脱却することは簡単ではありません。
そのため、紙にメリットを持っている人がいる場合は、そのメリットを生かした上でのペーパーレス化に取り組みましょう。
手書き要素を残したペーパーレス化で取り組んでみよう
会社組織において、全員がペーパーレス化をすんなり受け入れられるとは限りません。
一方で、入力のインターフェースとしては、スマートフォンの普及により画面へのタップ操作による直接入力が市民権を得ていると言えます。
そのような状況では、手書きの感覚で書き込めることがペーパーレス化の導入に大事な要素です。
手書きの要素を生かしたペーパーレス化であれば、タブレットの活用が考えられます。
タブレットはスマートフォンでは小さく、パソコンでは手軽に操作できないという人向けのデバイス端末です。
タブレットにより、次の手書き要素を生かしたペーパーレス化が実現します。
●タブレット上の帳票に手書き感覚で直接書き込める
●重要な部分を目立たせるためにペンの太さの変更ができる
●書き込みの区別に役立つ色の変更ができる
●複数選択やチェック、郵便番号検索等、手書きにはない操作補助ができる
●書き間違えを削除できる
また、タブレットによるペーパーレス化では帳票を分類して検索や保存ができます。
●部署や案件別に検索保存が可能
●機械番号別に検索保存が可能
●任意の帳票の検出が可能
これらは機能の一部に過ぎません。手書きの要素のあるペーパーレス化であれば、紙運用にこだわりのある社員の理解も得やすくなるでしょう。タブレットを使ったペーパーレス化は、手書き文書のテキスト化支援ツール「SHIORI」で実現できます。資料を参考にご検討してみてください。
記事：S.S
